IT Asset Management (ITAM), el secreto de una compañía actualizada

Dependiendo de la empresa, hay una multitud de activos informáticos que necesitan de un seguimiento constante y hacerlo manualmente puede resultar agotador. 

Un sistema de gestión de activos de TI permite a los profesionales de TI controlar todo el hardware y software introducido en la empresa y saber cuándo hay que renovar esos activos. 

Cuando una empresa dispone de detalles sobre cada activo de TI —saber dónde reside y quién es su propietario— los profesionales de TI tienen todo en sus manos para entregar continuidad de servicio y gestionar mejor los costos de ese servicio.

 ¿Qué es IT Asset Management? 

La gestión de activos informáticos (o ITAM, por sus siglas en inglés) es el proceso de descubrir, contabilizar y gestionar todos los activos tecnológicos que componen el conjunto de su parque informático, incluidos los activos que se encuentran dentro y fuera de las instalaciones y en la nube. 

Esto incluye una amplia gama de software, hardware y activos virtuales como servidores, enrutadores, puertas de enlace, computadores de mesa y portátiles, impresoras, tecnología operativa (OT), dispositivos conectados a Internet (IoT) y software que se ejecuta en esos dispositivos. 

Además, en el lugar de trabajo híbrido actual, la gestión del inventario de activos de TI también puede incluir dispositivos personales como teléfonos inteligentes y tabletas que los empleados utilizan para conectarse a la red corporativa y acceder a los recursos de la empresa. 

Además del proceso de creación de un inventario completo y preciso de todos sus activos tecnológicos, ITAM proporciona procesos para desplegar, mantener, actualizar y desechar los activos de TI, así como el seguimiento y la supervisión del uso de los activos a lo largo de su ciclo de vida.

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¿Cuál es el objetivo de la gestión de activos TI?

El objetivo de ITAM es planificar y gestionar el ciclo de vida completo de todos los activos de TI. Si se hace bien, el asset management ayuda a garantizar que todos los activos tecnológicos están soportados, actualizados y gestionados adecuadamente. 

Esto ayuda a una organización a maximizar el valor, optimizar los costos, reducir el riesgo y acelerar y mejorar la toma de decisiones. 

• Con unos procesos ITAM y un software de gestión de TI adecuados, puedes detectar y abordar posibles vulnerabilidades de hardware y software y garantizar que se despliegan las actualizaciones adecuadas.
• También puedes identificar la TI invisible y retirar los dispositivos inactivos, además de dejar de malgastar dinero en dispositivos que no utilizas. 
• Así mismo, puedes reforzar la ciberseguridad con la capacidad de detectar y aislar dispositivos no autorizados que puedan contener malware o estén intentando infiltrarse en la red corporativa con fines maliciosos. 
• La gestión de activos de TI simplifica el cumplimiento normativo, agiliza las auditorías y acelera las investigaciones de incidentes, ya que siempre tendrás a mano un inventario de activos de TI completo y preciso.
  
  

¿Cuáles son los principales tipos de gestión de Activos de TI?

Existen tres tipos diferentes de ITAM. Cada tipo cubre diferentes clases de activos:

• Gestión de activos de hardware:

se trata de la gestión de dispositivos dentro y fuera de las instalaciones, como servidores, routers, dispositivos de usuario final y más. Esto puede ampliarse a la gestión de activos fijos, como impresoras, armarios de red, cables, etc.

• Gestión de activos de software:

• Gestión de activos en la nube:

es el que se centra en los activos en la nube y ayuda a las organizaciones a gestionar diversos activos a través de Amazon, Microsoft, Google y otros proveedores de servicios en la nube.

¿Cuáles son los beneficios del asset management?

• Una única fuente de verdad para los datos de activos tecnológicos puede aprovecharse en toda la organización, eliminando los silos y garantizando que todos trabajen con el mismo conjunto de datos precisos.
• Disponer de un sistema de registro permite un análisis holístico de los datos, lo que le permite comprender el coste total de propiedad de sus distintos activos y optimizar su presupuesto de TI.
• El seguimiento y la gestión adecuados de las licencias de software y su uso minimizan los costos de licencias y soporte.
• Los equipos pueden analizar y mitigar los riesgos de rendimiento y seguridad con mayor rapidez y facilidad.
• Un inventario completo y preciso de todos los activos tecnológicos facilita la identificación de posibles vulnerabilidades de seguridad, el despliegue de actualizaciones y parches y el refuerzo de la postura general de seguridad de la empresa.
• Las auditorías de cumplimiento y las investigaciones de incidentes son rápidas y productivas, lo que reduce el tiempo de inactividad y minimiza los posibles costes financieros y los daños a la reputación.

Según Gartner, conocer el estado de los activos tecnológicos en todo momento permite una gestión proactiva que reduce el riesgo y disminuye el gasto en TI hasta en un 30%. Y lo que es quizás más importante, garantiza que los empleados tengan un acceso seguro a los activos tecnológicos actualizados y operativos que necesitan para ser productivos y eficaces.

¿Cómo se hace la gestión de activos TI?

Según numerosos marcos de gobernanza de TI, el primer paso para lograr una buena gestión de activos es crear un inventario de activos de TI completo y preciso. Debe constar de datos detallados sobre cada activo tecnológico de la organización. 

Por desgracia, muchas herramientas de software de gestión de activos que ofrecen esta funcionalidad son específicas para un caso de uso concreto, por ejemplo la ciberseguridad o el servicio de asistencia, y la información que recopilan puede ser incompleta. 

Sin embargo, escoger una plataforma de gestión de activos de TI adecuada, automatiza y acelera la gestión de activos de TI, y los sistemas avanzados de ITAM actuales ofrecen funciones adicionales, como herramientas de visualización e informes de gestión de activos de TI, que ayudan a las organizaciones a extraer aún más valor de sus datos de activos de TI. 

Con el software de inventario de activos que automatiza y optimiza ITAM, las organizaciones pueden dedicar más tiempo y energía a las tareas que generan ingresos y a la innovación, y dedicar menos tiempo a las tareas manuales.

Checklist para la gestión de activos TI

La gestión de activos TI puede ser difícil, especialmente si es un proyecto nuevo en tu departamento de TI. Aquí tienes un checklist para ayudarte a implementar una estrategia efectiva de gestión de activos de TI:

1. Define los objetivos y estrategia

Identifica tus objetivos y estrategia antes de comenzar. Asegúrate de involucrar a las partes interesadas clave para establecer tus metas.

2. Designa un equipo de Gestión TI

Decide quién será responsable de la gestión de activos TI. Esto puede incluir importación de activos, gestión de licencias y elaboración de informes.

3. Planifica la recopilación de datos

Determina cómo recopilarás datos sobre tus activos. Decide si escanearás tu red en busca de hardware o software o si importarás activos no conectados.

4. Asocia usuarios con activos

Aprovecha la visibilidad para conocer quién tiene acceso a activos específicos. Esto puede ayudar a entender las necesidades de actualización y a elaborar presupuestos.

5. Verifica el estado del hardware

Evalúa físicamente el estado de los equipos. Esto es útil para priorizar actualizaciones y asignar recursos de manera eficiente.

6. Personaliza con cuadros de mando

Utiliza paneles de control para una visión general de tus activos. Estos son configurables y proporcionan información actualizada.

7. Integra la gestión de servicios TI

La integración de la gestión de activos con la gestión de servicios permite a los profesionales de TI agilizar la prestación de servicios mediante la vinculación de tickets abiertos con activos en uso, incidentes relacionados anteriores, y puede ayudar a tomar decisiones mediante la entrega de información más útil para el agente de servicio. 

8. Gestiona y responde a riesgos

Supervisa riesgos potenciales y responde rápidamente. Esto es esencial para identificar vulnerabilidades y garantizar la seguridad de tus activos.

9. Mide el ROI

Realiza informes para entender el impacto financiero de la gestión de activos TI. Calcula costos anuales y realiza un seguimiento del retorno de inversión.

10. Registra datos de contratos y garantías

Utiliza el software ITAM para gestionar plazos de renovación, garantías y licencias de software. Esto facilita el cumplimiento y la administración de activos.

Con este checklist, podrás implementar una estrategia efectiva de gestión de activos TI en tu organización.

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